Wisst ihr überhaupt, wie wirksam und beeindruckend das die 5S-Methode ist? Sicherstellen einer gründlich strukturierten Vorgehensweise und Reduzierung unnötiger Aktivitäten – inklusive der Minimierung der sieben Arten von Verschwendung am Arbeitsplatz – gehört zu Ihrem Verantwortungsbereich. Cool, oder? Prozessverbesserung und Prozessoptimierung ist das Ziel der 5S-Methode, was sie zu einer wichtigen Komponente im Lean Management macht.
Es ist Naturlich möglich, durch die Nutzung dieser Methode immer wieder erstaunlich viel effektiver zu arbeiten. Um eine geringere Anzahl von nicht-wertschöpfenden Aktivitäten wie den sieben verschiedenen Formen der Verschwendung in einem Arbeitskontext zu erreichen, ist es hilfreich, die strukturierte 5S-Methode anzuwenden. Ein wichtiger Aspekt des Lean Managements ist die 5S-Methode, die dazu dient, Prozesse zu optimieren.
Hier sind die Grundlagen der 5S-Methode
1.Selektieren (Seiri): Ordnung schaffen für maximale Effizienz
Das Selektieren wird als erster Schritt in der 5S-Methode durchgeführt. Das Tragen einer gewissen magischen Eigenschaft hilft dabei, Ordnung und Effizienz in unterschiedlichen Lebensbereichen zu schaffen. Es gleicht dem Ausmisten, nur auf einer deutlich niedrigeren Ebene.
Ich erinnere mich an dieses Zitat von William Morris, das total ins Schwarze trifft:
Gewährleiste, dass alles in deinem Haus entweder nützlich oder schön ist und nichts anderes.
-William Morris
Beispielhafte Tabelle für die Umsetzung von Selektieren (Seiri):
| Ort | Schritte | Ergebnis |
|---|---|---|
| Arbeitsplatz | Identifiziere notwendige Werkzeuge und Unterlagen | Ordentlicher Arbeitsplatz mit besserer Arbeitsatmosphäre |
| Zuhause | Selektiere Gegenstände, die regelmäßig genutzt werden | Reduzierung von Unordnung und mehr Platz im Wohnbereich |
| Fabrik | Behalte nur notwendige Werkzeuge und Materialien | Effizienterer Produktionsprozess ohne Verschwendung |
| Schule | Entferne nicht benötigte Materialien aus dem Klassenzimmer | Schaffung eines förderlichen Lernumfelds |
Die Selektieren-Methode ist vielseitig und kann überall angewendet werden. Beginne mit kleinen Schritten, um eine geordnete Umgebung zu schaffen und so einen positiven Einfluss auf deine Effizienz und Produktivität zu erzielen.
2. Systematisieren (Seiton)
Nachdem wir durch das Vorgehen des Selektierens (Seiri) unnötigen Ballast beseitigt haben, ist es nun an der Zeit, die verbleibenden Dinge systematisch zu organisieren!
Jetzt sind wir bei der Systematisieren (Seiton), dem zweiten Schritt der 5S-Methode, steht die Schaffung eines klaren und effektiven Platzes für jedes wesentliche Element im Fokus. Denke an deinen Arbeitsplatz als an ein Puzzle zu beispiel. Ein Puzzle mit einem perfekten Design, bei dem jedes Teil genau dort hingehört. Nicht nur die Ordnung, sondern auch die Effizienz werden durch diesen Ansatz gefördert. Dabei werden Abläufe optimiert und wertvolle Zeit gespart.
Der Weg zu einer effektiveren Arbeitsweise kann durch Systematisieren (Seiton) geebnet werden, zum Beispiel mit einem ordentlichen Schreibtisch, Werkzeugkasten oder einer sauberen Küche. Die Systematisierung des physischen Raums und die Klarheit der Denkweise werden durch das Anbringen jedes Gegenstands an seinen idealen Platz erlebt.
Hier sind 5 Beispiele dafür, wie man Systematisieren (Seiton) in verschiedenen Szenarien anwenden würde.
1. Büroorganisation
In präsystematisierten Szenarien: Eine klare Struktur fehlt und das Finden wichtiger Sachen wie Dokumente, Büromaterialien und Ausrüstungen wird schwierig.
Post-Systematisierung: Der Arbeitsbereich effizient organisiert wird durch gezielte angelegten Arbeitsareale, exakt bezeichnete Lagerkompartimente. Die verbesserte Arbeitsumgebung zeigt die Wirkung dieser Einstellung. Ein effizienteres Büro erleichtert den nahtlosen Zugriff auf wichtige Dinge.
2. Optimierung auf der Fertigungsebene
In präsystematisierten Szenarien: Rohmaterialien, Apparate und Instrument ad hoc finden im Produktionsbereich statt. Es gibt ineffizient aufgrund von diesem veschwindendespringt aus dieser Manifestation sind deshalb verlorene Artefakte und eine Verlängerung der Produktionsdauer.
Post-Systematisierung: Ich wurde sagen, nach der Systematisierung hat jeder Gegenstand seinen individuellen Standort an speziellen Lagerplätzen für Instrumente und Materialien. Diese Plätze sind sorgsam markiert. Ich denke aufgrund der getroffenen Maßnahmen wird der Produktionsablauf verbessert, es gibt weniger Störungen und eine kontinuierliche Steigerung in Bezug auf die Produktionseffizienz
3.Klassenraumgestaltung
In präsystematisierten Szenarien: Wir allem wissen, dass Pädagogen haben Schwierigkeiten bei der Suche nach Bildungsmaterialien, Lehrbüchern und pädagogischen Hilfsmitteln. Es ist aufgrund deren mangelnder Organisation.
Post-Systematisierung: Das Lernen wird durch eine systematische Anordnung von Lehrmitteln, eine präzise Lagerorganisation und deutlich beschriftete Regale erleichtert. Dies führt dazu, dass Pädagogen leicht auf Ressourcen zugreifen und die Lernumgebung optimieren können.
4.Digitales Datenmanagement
In präsystematisierten Szenarien: Hier haben wir ein nicht vorhandener, strukturierter Aufbau bei digitalen Datensätzen. Das führt zu Verwirrung und Unordnung. Dies hat zur Folge, dass doppelte Dokumente entstehen, was die Kooperation zwischen Teammitgliedern behindert. Stellen Sie sich einfach Chaos in der Datenverwaltung vor.
Post-Systematisierung: Um sicherzustellen, dass Dokumente schnell gefunden werden können und ein einfacher Zugang zu relevanter Information gewährleistet ist, erfolgt die Implementierung einer ausführlichen Dateibenennungsstrategie sowie einer strukturierten Ordnungshierarchie. Eine Verringerung von Redundanzen entsteht als Resultat, was eine kollaborative Symbiose anregt und die Effizienz im digitalen Arbeitsraum erhöht.
5.Einzelhandelsregalmanagement
In präsystematisierten Szenarien: Es empfiehlt sich, eine sorgfältige Strukturierung bei der Platzierung der Produkte in den Regalen des Einzelhandels vorzunehmen, um etwaige Schwierigkeiten für Kunden zu vermeiden und negative Auswirkungen auf die Umsätze zu reduzieren. Damit dieser Effekt minimal gehalten werden kann, sollte eine strukturierte Herangehensweise mit einer kategorischen Anordnung verwendet werden.
Post-Systematisierung: Die Platzierung der Produkte in den Regalen des Einzelhandels sollte gut strukturiert sein, da eine mangelhafte Anordnung Kunden vor Probleme stellen könnte und sich ebenfalls negativ auf die Umsätze auswirken könnte. Produkte können durch eine systematische Kategorisierung leicht gefunden werden.
3. Säuberung (Seiso)
Dieser Prozess zur Arbeitsplatzorganisation und Aufrechterhaltung eines sauberen Arbeitsplatzes geht über den Hygienefaktor hinaus. Ich meine, Sauberkeit ist definitiv ein Faktor für den Betrieb eines sauberen Schiffes. Es ist ein integraler Bestandteil der 5S-Methodik. Dieser Säuberungsprozess beschränkt sich nicht nur auf das einfache Aufräumen, sondern umfasst auch eine gründliche Analyse des Arbeitsplatzes.
Ordnung und Sauberkeit
Das System der regelmäßigen Reinigung fungiert als Detektiv. Es wird auch Abweichungen vom Normal- oder Sollzustand sowie Mängel im Arbeitsumfeld feststellen. Auch während der Reinigungsprozesse kommt es aus verschiedenen Gründen zu Ineffizienzen, beispielsweise durch die Verwendung minderwertiger Werkzeuge.
Durch die sorgfältige Sicherstellung, dass alle Prozesse sauber sind, besteht die Möglichkeit, Quellen oder Verschwendungen herauszufinden, sei es physisch oder im Betrieb. Eine solch genaue Beobachtung ermöglicht einen proaktiven Behandlungsansatz, der es dem Behandlungsteam ermöglicht, viele versteckte Probleme zu erkennen und ihnen wenn möglich dauerhaft entgegenzuwirken. Zu den weiteren bemerkenswerten Aspekten der Seiso-Phase gehört die Tatsache, dass die Reinigung von einer taktischen Routine zu einer ständigen Praxis der optimalen Instandhaltung des Arbeitsraums wird.
Ich persönlich liebe diesen Teil des Prozesses. Wenn du auch jemand bist, der Ordnung schätzt und gerne klare Strukturen hat, dann lass es mich wissen! Schick mir einfach eine E-Mail an davidjhovsepian@gmail.com und erzähl mir, wie du deine Wochenenden mit Putzen verbringst oder warum für dich „sauber“ gleich „glücklich“ ist. Es gibt nichts Besseres als eine saubere und organisierte Umgebung, oder?
4. Standardisieren (Seiketsu)
Jetzt, wo wir unsere Bude mal richtig auf Vordermann gebracht und alles schön sortiert haben, geht’s weiter zum nächsten Schritt der 5S-Methode: dem Standardisieren. Das klingt vielleicht nach Bürokraten-Deutsch, aber im Grunde geht’s darum, dass wir uns klare Regeln überlegen, damit die gute Ordnung auch bleibt, wie sie ist.
pünktlich Bleiben
Da gibt’s ein cooles Zitat von Bernhard Shaw, das hier gut passt:
„Standards sind nicht dazu da, um uns zu knechten, sondern um uns Freiheit zu geben.“
-George Bernard Shaw
Das heißt, wenn wir ein paar Regeln haben, wird alles einfacher und wir können uns besser auf das konzentrieren, was wir tun wollen.
- Wir haben die Komplexität wesentlich reduziert.
- Wir haben unsere Prozesse auf den Grundfunktionen funktionieren lassen (was wichtig ist)
- Alles ist organisiert und läuft reibungslos
Aber warum überhaupt Standardisieren? Nun, wenn wir klare Abläufe und Regeln haben, wird die ganze Arbeit für jeden einfacher. Neue Leute im Team können sich schneller zurechtfinden, weil alles gut organisiert ist. Und nicht zuletzt sorgen Standards dafür, dass die Qualität immer auf dem gleichen Level bleibt.
Also, Standardisieren ist sozusagen der Fahrplan für unsere täglichen Abenteuer. Damit wird alles nicht nur leichter, sondern auch besser. Wenn du also auch der Meinung bist, dass klare Regeln und Ordnung das Leben einfacher machen, dann bist du hier genau richtig!
5. Selbstdisziplin üben (Shitsuke)
Shitsuke – das klingt vielleicht etwas sperrig, wird aber oft als ‚aufrechterhalten‘ oder ‚Selbstdisziplin‘ übersetzt. Hier geht’s nicht nur darum, die ersten vier S’en einfach weiterzuführen. Vielmehr soll die 5S-Mentalität richtig in den Betriebsalltag integriert werden, sodass Ordnung und Produktivität wie von selbst zur neuen Normalität werden. Jetzt quatschen wir mal über das Prinzip vom Shitsuke, das, wenn es gut klappt, dazu beiträgt, dass die 5S-Methode wirklich ’ne Dauerlösung wird.
Shitsuke ist quasi das Scharnier, das 5S von einmaligen Aufräumaktionen unterscheidet und sicherstellt, dass das Ganze zur täglichen Routine wird. Dabei geht es darum, Gewohnheiten und Muster zu entwickeln, die dazu führen, dass die vier Prinzipien – Sortieren, Ordnung schaffen, Reinigen und Standardisieren – ganz selbstverständlich sind. Das sollte so locker in die Unternehmenskultur übergehen, dass vom Arbeiter bis zum Chef alle voll dabei sind und sich wohlfühlen.
Kultivierung der Selbstdisziplin
Selbstdisziplin einüben ist da der Schlüssel. Das bedeutet, auf allen Ebenen mitzuziehen. Es geht darum, nicht nur brav die Standards einzuhalten, sondern sich auch selbst zu motivieren, den Arbeitsplatz sauber und geordnet zu halten und die Abläufe ständig zu verbessern. Selbstdisziplin verlangt, dass man nicht nur das Nötigste tut, sondern aktiv nach Möglichkeiten sucht, wie man effektiver sein kann und dabei Abfall minimiert.
„Sei’n Musterknabe, wa!“
Führungskräfte spielen da ’ne wichtige Rolle. Die geben den Ton an, zeigen vor, und schaffen ’ne Atmosphäre, in der Selbstdisziplin gern gesehen ist. Und das klappt am besten mit regelmäßigem Training, klarem Austausch und Anerkennung für die Leute, die die 5S-Prinzipien wirklich leben.
Und übrigens, Shitsuke ist kein Endziel, sondern ’ne ständige Reise. Es geht immer um Verbesserung, immer im Kreis mit Reflexion, Anpassung und Korrektur. Die 5S-Prinzipien sind nicht in Stein gemeißelt, aber durch regelmäßige Checks und Reviews findet man raus, wo’s noch besser laufen könnte, um die Sache am Laufen zu halten. Cool, oder?
